Mail-merge with Microsoft Office Word

Microsoft Office Word နှင့် Mail-merge လုပ်ကြည့်ခြင်း

Mail-merge ဆိုတာ ဘာလုပ်တာလဲ? - ကြိုတင် သတ်မှတ်ထားတဲ့ စာတစ်စောင်ကိုစာရင်းပါ လူအသီးသီးထံ ဆီလျော်စွာ ပေးပို့ခြင်း လို့ ဘာသာပြန်ချင်ပါတယ်။

Mail-merge၏ မူရင်း အသုံးကတော့ Windows၏ မေးဘောက်စ်မှ လိပ်စာရှင်များထံ Email အသီးသီး ပို့နိုင်ခြင်း ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါကို Bulk Email လို့လည်းခေါ်ကြပါတယ်။ တဘလိတ်ထဲ အများကြီးပို့လို့ရတယ်ဆိုတော့ ကြော်ငြာရှင်တွေ အကြိုက် နည်းလမ်းတစ်ခု ဖြစ်ပါတယ်။

Mail-merge လုပ်ဘို့ လူစာရင်းတစ်ခုနဲ့ စာတစ်စောင်ပဲ လိုပါတယ်။
မှတ်ချက်။ ကြော်ငြာဝေသူများသည် ကြော်ငြာအီမေးတွင် လိပ်စာတွေ အစုလိုက် အပြုံလိုက်ထည့်ပြီး ပေးလေ့မရှိပါ။ ဤ mail-merge ကို အခြေခံ၍ စာတစ်စောင် လိပ်စာတစ်ခုဆီသို့သာ ပို့လေ့ရှိပါသည်။

ဒီမှာတော့ ကျနော်က နမူနာ စာတစ်စောင် ဆောက်ပြထားပါတယ်။ ပို့ရမည့် လူစာရင်း ဆောက်ပေးထားပါတယ်။ ဒီလူစာရင်းအတိုင်း ပို့ဖို့ဖြစ်ပါတယ်။ (လူစာရင်းနှင့် နမူနာစာမှာ dummy data စိတ်ကူးယဉ်အချက်အလက်များသာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဘယ်သူကိုမှ မရည်ရွယ်ပါခင်ဗျာ။)

ကျနော် အတက်တွဲပေးတဲ့ ဇစ်ဖိုင်အထဲမှာ ဖိုင် ၃ခု ပါပါတယ်။ ဆွဲချပြီး ပါက ဖြည်၍ တစ်နေရာတည်းမှာ အတူထားပေးပါ။

အတက်ကို ဒီနေရာက ဆွဲချယူပါခင်ဗျာ။
sorry. attached file no longer exists.


၁)
Recipient.accdb က လူစာရင်းပါ။ Access 2007 နှင့် ဖွင့်ပြီး တည်းဖြတ်နိုင်ပါတယ်။ မရှိပါက ဖရီးပေးတဲ့ Access 2007 Runtime ကို Microsoft (ဒီနေရာ) ကနေ ဆွဲချပြီးမှ အင်စတောလုပ်ပီးမှ ကျနော့်ဖိုင်ကို ဖွင့်ကြည့်လို့ ရပါမယ်။

၂)
automated mailmerge.doc ကတော့ Word ဖိုင်ပါ။ Mail-merge လုပ်ပြီးသား နမူနာ ဖိုင် ဖြစ်ပါတယ်။ Word 2003 (or) 2007 ရှိရင် ဖွင့်လို့ရပါတယ်။

၃)
draft.doc ကတော့ အပေါ်က နမူနာအတိုင်း ဖိုင်အလွတ်ဖြစ်ပါတယ်။ လေ့ကျင့်လိုသူများ အတွက် ဖြစ်ပါတယ်။

၁) နှင့် ၂) မှာ Security သဘောတရားအရ password ခံထားပါတယ်။ ကုတ်နည်းနည်း ပါလို့ပါ။ ၂) က read only အနေနဲ့ပဲ ဖွင့်လည်း ပြဿနာ မရှိပါဘူး။ ကုတ်တွေက harmless ဖြစ်ပါတယ်။

အောက်ကပုံက လူစာရင်းပါ။ Microsoft Access နဲ့ ဖြည့်ထားပါတယ်။



လိုင်းတစ်လိုင်းဟာ လူတစ်ဦးချင်းကို ကိုယ်စားပြုပါတယ်။ (အနီရောင်)
နာမ်စားများဟာ Mail-merge လုပ်ဘို့ လိုတဲ့ အဓိက ဒေတာများ ဖြစ်ပါတယ်။ (ခရမ်းရောင်)
အီးမေးနဲ့ ပို့ချင်တယ်ဆို အီမေးလိပ်စာ ထဲ့ရပါမယ်။ (အပြာရောင်)
စာတိုက်က ထည့်ဘို့အတွက် စာပို့လိပ်စာ လိုပါတယ်။ (အစိမ်းရောင်)



ဒါက ဒေတာ ဖြည့်သွင်းတဲ့ အပိုင်းဖြစ်ပါတယ်။ အခု မြင်ရတဲ့ အတိုင်း ဒေတာတွေ ဖြည့်သွင်းပြီပီဆိုရင် Word ထဲကနေ Mail-merge လုပ်ဘို့ပဲ ကျန်ပါမယ်။ (ဒေတာဖြည့်တာကို ကျော်လိုက်မယ်နော်။)

အခု ဖိုင် ၃) draft.doc ကို အသုံးပြုပြထားပါတယ်။
၎င်းကို Word နဲ့ ဖွင့်လိုက်ပါပြီ။ ဖိုင်ပွင့်သွားပီ ဆိုပါစို့။ အောက်ကပုံလိုပေါ့


Mail-Merge လုပ်ဘို့ လူစာရင်းရိုက်ထားတဲ့ ဒေတာဘေ့စ်နဲ့ ချိတ်ပါမယ်။ မချိတ်ခင် စာအမျိုးအစားကို Letter ဟု သမုတ်ပေးရပါမယ်။ ဒါမှ လူတစ်ယောက် စာတစ်စောင်ရမှာပါ။


ပြီးရင် လူစာရင်းရိုက်ထားတဲ့ ဒေတာဘေ့စ်နဲ့ ချိတ်ပါမယ်။ စာရင်းက ရိုက်ပြီးသားဆိုတော့ Use Existing List ကိုရွေးရပါမယ်။


ဒေတာဘေ့စ်ကို ရွေးပြီး အိုကေပေးလိုက်ပါ။


ဒေတာဘေ့စ်ထဲမှာရှိနေတဲ့ စာရင်းတွေ အကုန်ပြပါမယ်။ ကျနော်ချိတ်မှာက mailmergeRecipientDatasource ဆိုတဲ့ Table ဖြစ်ပါတယ်။ ရွေးပြီး အိုကေ ပေးလိုက်ပါတယ်။


လူစာရင်းချိတ်လို့အောင်မြင်ရင် Mail-merge Fields တွေထဲမှာ ဒေတာ ခေါင်းစဉ်တွေ မြင်ရပါမယ်။ အောက်ကပုံကို ရှုပါ။ ကျနော်က ကိုယ်ထဲ့ချင်တဲ့ ဒေတာကို ကိုယ်ဆန္ဒရှိရာ ဆီလျော်ရာမှာ ကာဆာချပီး လိုက်ဖြည့်လိုက်ပါတယ်။ အောက်ပုံမှာ ရေ ရဲ့အရှေ့မှာ pronoun_singular ကို ဖြည့်မလို့ လုပ်နေတဲ့ပုံပါ။


ဒီလိုနဲ့ ဖြည့်ချင်တဲ့ ဒေတာ အားလုံး ဖြည့်ပီးသွားပီ ဆိုရင် အောက်ကလို Mail-merge ready စာတစ်စောင်ရလာပါပီ။ အုရောင်ပြထားတာက ဒေတာ (စာအရှင်တွေပေါ့)။


ကိုယ် သူများဆီမပို့ခင် အရင် စစ်ကြည့်လိုက်ပါဦးမယ်။ Preview ခေါ်ပီး စစ်ကြည့်ပါ။ အောက်ကပုံကိုရှုပါ။


အောက်မှာ preview ခေါ်ပီး နောက် ဒေတာတွေကို ရီကော့တစ်ခုချင်းစီ လှည့်ပီး ကြည့်ပြထားပါတယ်။ အလွန်ကျစ်လစ်သိပ်သည်းပြီး စံနစ်ကျတဲ့ Mail-merge တစ်စောင်ရသွားပါပြီ။


Mail-merge လုပ်လို့ရလာတဲ့ စာတစ်စောင်ကို ဘယ်လို အသုံးချမလဲ။ အောက်ကပုံကို ရှုပါ။



 Edit individual documents = တစ်ဦး စာတစ်စောင်ကို ဖိုင်တစ်ခုဆီ ပွားပြီး အသေးစိတ် ပြင်ဆင်လို့ရပါတယ်။

 Print Documents = တစ်ဦးချင်းဆီကို ပို့မည့်စာတွေကို ပရင့်ထုတ်ပြီး စာတိုက်က ပို့ဖို့ ပြင်ဆင်နိုင်ပါတယ်။

 Send Email Messages = တစ်ယောက်တစ်စောင်နှူန်းနဲ့ အီးမေးလွှတ်လို့ရပါတယ်။ POP3 ဖြစ်ဖြစ် IMAPနဲ့ ဖြစ်ဖြစ်ပေါ့။ အီမေးတစ်စောင်မှာ လိပ်စာတစ်ခုတည်းသာ ပါသွားမှာဖြစ်၍ အလွန်သဘောကျဘို့ ကောင်းပါတယ်။





အခု ဖော်ပြခဲ့တာ Word Mail-merge၏ အခြေခံ သဘောတရားပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ဤနည်းနာကို သုံး၍ အခြား မိမိအတွက် အသုံးတည့်မည့် ဖိုင်များ ပြုလုပ်နိုင်ပါတယ်။ ဥပမာ။ ပုံမှန်ပြုမြဲ အလုပ်များ (routine Work related documents) ဌာနတစ်ခုခုသို့လျှောက်လွှာ၊ ငွေရပြေစာ၊ ကျေးဇူးတင်လွှာ၊ ကြော်ငြာဝခြေင်း စသည်ဖြင့်..။

လုပ်ပီးသားဖိုင်ကို ဖွင့်ကြည့်ပါက

ကျနော်၏ ဖိုင်အမှတ်(၂) လုပ်ပီးသားဖိုင်ကို ဖွင့်ကြည့်တဲ့အခါ Macro ပါနေပါ၍ စက်မှ မဖွင့်ခင် Confirm လှမ်းတောင်းပါလိမ့်မည်။ အမှန်မှာ မိတ်ဆွေ ဒီ ဖိုင်ကို ဆွဲချပြီး ဘယ်နားသိမ်း၍ ဖြည်မည်လဲ ကျနော်ကြို၍ မသိနိုင်ပါ။ ဒါ့ကြောင့် ဖြည့်မည့်ဖိုဒါအတွင်းရှိ ဒေတာဘေ့စ်ဖိုင်ကို အော်တို လှမ်းချိတ်ရန် ထည့်ထားသော ကုတ်သာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဖွင့်ကြည့်၍ စစ်ဆေးနိုင်ပါတယ်။ ပတ်စ်ဝတ်တောင်းပါက ကျနော့်၏ နစ် ဖြစ်ပါတယ်။

ဖွင့်ကြည့်ရုံသက်သက်ဖြစ်ပါက Read only နှင့် ဖွင့်ပါ။ ပတ်စ်ဝတ်ထည့်ပေးရန်မလိုပါ။


Security Warning ပေါ်ပါက Option ကို နှိပ်ပါ။


ထို့နောက် Enable this Content ကိုရွေးပြီး အိုကေပေးပါက ဖိုင်ပွင့်ပါမည်။